Verkiezingsreglement
Dit reglement is van toepassing op de verkiezingen ‘Beste Winkelketen van Nederland’, ‘Webshop Awards the Netherlands’ en ‘Retailer of the Year the Netherlands’. De verkiezingen worden georganiseerd door Q&A Retail (Statutaire naam: Q&A Insights BV, kantoorhoudend aan de Koningin Wilhelminalaan 21 met postcode 3818 HN Amersfoort, met kvk nummer: 58913009 hierna te noemen Q&A).
1. Jaarlijks organiseert Q&A de verkiezingen ‘Beste Winkelketen van Nederland’ en ‘Webshop Awards the Netherlands’.
2. De categoriewinnaars en overallwinnaars uit de verkiezingen ‘Beste Winkelketen van Nederland’ en ‘Webshop Awards the Netherlands’, nemen automatisch deel aan de opvolgende door Q&A georganiseerde verkiezing ‘Retailer of the Year the Netherlands’ voor de overalltitel ‘Retailer of the Year the Netherlands’.
3. Alle winkelketens met minimaal vijf vestigingen in Nederland nemen deel aan de ‘Beste Winkelketen van Nederland’ verkiezing. Dit geldt ook voor winkelketens met meer dan dertig vestigingen in Europa, waarvan minimaal drie in Nederland. Mocht een retailer niet in de dropdownlist in de vragenlijst voorkomen, dan kan de retailer altijd contact opnemen met Q&A.
4. Alle winkelketens die aan bovengenoemde eis voldoen en over een webshop - die in Nederland producten verkoopt - beschikken, kunnen deelnemen aan de ‘Webshop Awards the Netherlands’.
5. Alle pure players in Nederland met een omzet van minimaal €10.000.000,- mogen deelnemen. Bij twijfel kan Q&A vragen aan te tonen dat aan deze omzetdrempel wordt voldaan. Indien de retailer dat niet aan kan tonen, wordt deze uitgesloten van deelname aan deze verkiezingen.
6. Q&A bepaalt de categorieën waarin retailers beoordeeld kunnen worden. Retailers kunnen voorafgaand aan de stemperiode een voorkeur voor maximaal drie categorieën aangeven. Q&A behandelt deze aanvragen naar maatstaven van billijkheid & redelijkheid.
7. Q&A behoudt zich het recht tot het toevoegen c.q. schrappen van categorieën voor. De categorieën worden jaarlijks herzien.
8. Een stem bestaat uit het geven van cijfers voor een aantal aspecten. Deze aspecten zijn voor winkelketens en webshops apart bepaald en als volgt:
Prijs
Deze winkel biedt waarde voor mijn geld.
Assortiment
De keuze van producten in deze winkel sluit aan bij mijn wensen.
Klantvriendelijkheid
De medewerkers hebben een vriendelijke houding en oprechte aandacht.
Deskundigheid
De medewerkers hebben voldoende kennis en inzicht over de producten.
Koopgemak
Het kost niet meer tijd en moeite dan nodig om bij deze winkel te kopen.
Uitstraling
Deze winkel ziet er verzorgd en overzichtelijk uit.
Prijs
Deze webshop biedt waarde voor mijn geld.
Assortiment
De keuze van producten in deze webshop sluit aan bij mijn wensen.
Service
De medewerkers bieden hulp tijdens het koop- en retourproces.
Informatievoorziening
De webshop stelt voldoende informatie beschikbaar om een keuze te maken voor een product.
Bezorging
Er worden voldoende bezorgopties aangeboden en de bezorging verloopt snel en probleemloos.
Gebruiksvriendelijkheid
De webshop is overzichtelijk en ik kan mijn producten makkelijk vinden.
9. Er zijn ‘primaire’ en ‘secundaire’ beoordelingen/stemmen. Primaire beoordelingen zijn de beoordelingen die binnenkomen via de actief deelnemende retailers en de beoordelingen die rechtstreeks via www.bestewinkelketen.nl en/of www.webshopawards.nl binnenkomen. Secundaire beoordelingen komen binnen via een derde kanaal (via het Q&A Panel of eventuele panelpartners).
10. Beoordelingen/stemmen kunnen enkel worden uitgebracht gedurende de stemperiode. De stemperiode voor editie 2025-2026 start op donderdag 24 april 2025, 12:00 uur. De stemperiode eindigt op donderdag 17 juli 2025, 12:00 uur. Als de verkiezingsvragenlijst later start dan 24 april 2025 (bijv. 2 weken later), om welke reden dan ook, dan schuift de einddatum van de stemperiode net zoveel naar achteren toe (bijv. ook 2 weken later).
11. Om in aanmerking te komen voor een nominatie voor een (categorie)prijs van ‘Beste Winkelketen van Nederland’ en/of ‘Webshop Awards the Netherlands’ heeft een retailer minimaal 380 beoordelingen (stemmen) nodig.
12. Indien geen enkele of maar één retailer aan deze voorwaarde voldoet binnen een categorie, kan Q&A de stemgrens van 380 beoordelingen naar beneden bijstellen. Een categorie komt te vervallen als de stemgrens tweemaal wordt verlaagd naar 200 respectievelijk 150 beoordelingen en er dan nog steeds niet voldoende (minimaal twee) partijen de stemgrens hebben behaald.
13. In een categorie worden minimaal twee en maximaal vijf retailers genomineerd. Wanneer er meer dan vijf retailers de stemgrens hebben behaald, worden de vijf retailers met het hoogste gecorrigeerd eindcijfer genomineerd.
14. Indien een retailer failliet wordt verklaard gedurende de verkiezingen, wordt deze per direct uit de vragenlijst en/of resultaten verwijderd. Hiermee maakt de retailer geen kans meer op één van de prijzen en/of kan deze retailer niet meer tot winnaar uitgeroepen worden. Indien een retailer surseance van betaling heeft aangevraagd zal Q&A per geval beoordelen wat de geschikte vervolgstap is.
15. Retailers kunnen hun klanten c.q. de consument motiveren om hun (web)winkel te beoordelen. Hulpmiddelen die daartoe onder andere ingezet kunnen worden zijn bijvoorbeeld gepersonaliseerde stemlinks, online banners en drukwerk. Q&A stelt promotiematerialen beschikbaar voor retailers om de verkiezing onder de aandacht te brengen bij de consument. Het is voor retailers niet toegestaan om wijzigingen aan te brengen in de door Q&A beschikbaar gestelde promotiematerialen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Q&A.
16. Retailers die gebruik maken van artworkbestanden dan wel andere (niet door Q&A beschikbaar gestelde) promotiematerialen om beoordelingen te verzamelen, moeten dit vooraf ter goedkeuring aan Q&A voorleggen.
17. Middels deelname aan de verkiezingen geven retailers toestemming aan Q&A om ingezonden materialen te gebruiken voor (online) publicatie.
18. Q&A kan een ‘quota monitor’ en ‘shopmonitor’ beschikbaar stellen. Met behulp van deze digitale tool kan de retailer tijdens de verkiezing bijhouden hoeveel beoordelingen zijn (web)winkel heeft behaald. Er kunnen echter geen rechten worden ontleend aan deze tool ten aanzien van het aantal beoordelingen, gezien het feit dat hier na sluiting van de stemperiode nog een correctie op volgt (beoordelingen kunnen worden verwijderd o.a. door de maatregelen genoemd in punt 27).
19. Q&A stelt een prijzenpakket samen voor respondenten om hen te stimuleren een beoordeling te geven. Respondenten maken kans op één van de prijzen uit dit prijzenpakket. Retailers mogen op geen enkele wijze communiceren met prijzen buiten dit vastgestelde prijzenpakket. De mogelijkheid om stemmen te ‘kopen’ met prijzen door retailers zelf is hiermee verkleind.
20. Overtreding van enige voorwaarde opgenomen in dit verkiezingsreglement door retailers kan leiden tot diskwalificatie. De uiteindelijke beslissing tot diskwalificatie ligt bij Q&A.
21. Q&A controleert gedurende de stemperiode steekproefsgewijs of er op de juiste wijze (en derhalve conform dit verkiezingsreglement) campagne wordt gevoerd. Indien uit de controle blijkt dat een bepaalde retailer met eigen c.q. andere prijzen communiceert dan wel gebruik maakt van niet goedgekeurde promotiematerialen en/of een andere voorwaarde door de betreffende retailer wordt geschonden, volgt een waarschuwing en een vermindering van een door Q&A te bepalen aantal stemmen dan wel een diskwalificatie.
22. Q&A en/of partners zullen bij minimaal 50% van de actieve deelnemers checks doen op de wijze van het uitvoeren van campagnes.
23. Een notaris ziet toe op de opvolging door Q&A van de controles zoals onder andere opgenomen in de artikelen 21, 26 en 27 van dit verkiezingsreglement.
24. Het is niet toegestaan om respondenten in de winkel te laten stemmen op papier of via het beschikbare internetnetwerk van de winkel. Wel is het mogelijk om e-mailadressen van respondenten te werven in de winkel. Q&A stelt een specifieke link ter beschikking aan de retailer (op aanvraag) om dit proces te faciliteren. Via deze link (bijvoorbeeld op een iPad in de winkel) kunnen de winkelbezoekers hun emailadres direct achterlaten, zodat ze op een later moment een uitnodiging vanuit Q&A ontvangen om de vragenlijst in te vullen. Tevens is het mogelijk om een potentiële respondent te verwijzen naar de website www.bestewinkelketen.nl waar de respondent zich kan aanmelden om de vragenlijst in te vullen.
25. Retailers die hun klanten c.q. consumenten actief oproepen om te stemmen door het gebruik van o.a. een stemlink, online banners en drukwerk dienen eerst akkoord te geven op het privacy statement en het verkiezingsreglement van Q&A.
26. Het is voor medewerkers van Q&A en het notariskantoor niet toegestaan om te stemmen (c.q. deel te nemen aan de verkiezing).
27. Na de stemperiode wordt er een analyse uitgevoerd met controleslagen waaronder, doch niet beperkt tot:
Beoordelingen die voldoen aan deze controleslagen worden gebruikt voor de uiteindelijke eindcijfers. Hier dient rekening gehouden te worden met een verlaging van het aantal stemmen, waardoor de stemgrens niet meer wordt behaald.
28. Van het gemiddelde eindcijfer wordt een correctie op basis van het aantal beoordelingen afgetrokken om het gecorrigeerde eindcijfer te berekenen. Deze berekening is zo opgebouwd dat een hoger aantal beoordelingen zorgt voor een lagere correctie op het gemiddelde eindcijfer.
29. Op het moment dat de digitale vragenlijst niet ingevuld kan worden (‘er kan geen stem worden uitgebracht’) voor een periode langer dan 24 uur, wordt de stemperiode verlengd met dezelfde tijdsduur die verloren is gegaan.
30. De categoriewinnaar is de genomineerde retailer met het hoogste gecorrigeerde eindcijfer binnen de betreffende categorie.
31. Bij retailers die exact hetzelfde gecorrigeerd eindcijfer hebben, wordt gekeken naar het ongecorrigeerde eindcijfer. Als dit cijfer voor de betreffende retailers ook exact hetzelfde is, wordt de retailer met het hoogste aantal stemmen (na analyse) als winnaar uitgeroepen.
32. Categoriewinnaars mogen het logo dat is gekoppeld aan de categorieprijs uitsluitend gebruiken volgens de licentievoorwaarden die vooraf moeten worden gelezen en getekend.
33. Naast de categorieprijzen zijn er drie overalltitels: ‘Beste Winkelketen van Nederland’, ‘Webshop Awards the Netherlands’ en ‘Retailer of the Year the Netherlands’.
34. Alle categoriewinnaars van de titel ‘Beste Winkelketen’ maken kans op de overalltitel ‘Beste Winkelketen van Nederland’.
35. Alle categoriewinnaars van de titel ‘Webshop Awards the Netherlands’ maken kans op de overalltitel ‘Webshop Awards the Netherlands’.
36. Alle categoriewinnaars, van zowel ‘Beste Winkelketen van Nederland’ als ‘Webshop Awards the Netherlands’ in één van de vastgestelde categorieën, die daarnaast minimaal vijf winkels én een webshop hebben, maken kans op de titel ‘Retailer of the Year the Netherlands’.
37. Om deze drie overallwinnaars te bepalen, wordt na afloop van de categoriebekendmaking een tweede stemperiode georganiseerd onder een consumentenpanel. Daarnaast hebben de categoriewinnaars, die voldoen aan de voorwaarden uit artikel 34, 35 of 36, de mogelijkheid om tijdens deze tweede stemperiode hun eigen klanten nogmaals op te roepen om te stemmen. Aan consumenten wordt gevraagd om per overalltitel een top 5 te maken. Per ingevulde beoordeling worden punten toegekend. De nummer één gerankt krijgt 5 punten, nummer twee 4 punten, nummer drie 3 punten, nummer vier 2 punten en nummer vijf 1 punt. Voor iedere overalltitel worden de punten bij elkaar opgeteld van alle ingevulde stemmen. De retailer met het hoogst aantal punten wint de betreffende overalltitel.
38. Overallwinnaars mogen het logo dat is gekoppeld aan de overallprijs uitsluitend gebruiken volgens de logo licentievoorwaarden die vooraf moeten worden gelezen en getekend.
39. Q&A respecteert de privacy van de personen die aan de verkiezingen meedoen. Q&A zal alle persoonsgegevens die aan haar in het kader van het doen van een beoordeling worden verstrekt in overeenstemming met de AVG-wet behandelen.
40. Q&A (alsmede haar zuster/moedermaatschappijen) en haar partners kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor enige uit deelname aan deze verkiezingen voortvloeiende schade. Iedere verantwoordelijkheid en/of aansprakelijkheid voor directe, immateriële of indirect schade waaronder begrepen gevolgschade en gederfde inkomsten die het gevolg is van deelname aan en/of de uitslag van de verkiezingen en/of het uitbrengen van een stem wordt door Q&A uitdrukkelijk verworpen.
41. Over de uitslag van de verkiezingen kan niet worden gediscussieerd c.q. gecorrespondeerd.
42. Alle aangeboden informatie behorende bij de uitvoering van de Verkiezingen, waaronder teksten op de website en/of in de vragenlijst, grafisch materiaal, logo’s, URL-en alsmede beeld- en geluidsmateriaal, is auteursrechtelijk beschermd. Het intellectuele eigendomsrecht hierop is van Q&A en/of haar moeder organisatie Avantage BV. Iedere openbaarmaking of verveelvoudiging van intellectuele eigendommen van Q&A (en/of haar moederorganisatie Avantage BV) is verboden zonder hiervoor voorafgaand de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Q&A.
43. Dit document is zeer zorgvuldig tot stand gekomen, maar fouten (waaronder tekstuele/druk en/of vertaalfouten) zijn voorbehouden.
44. In alle zaken waarin dit verkiezingsreglement niet voorziet, beslist Q&A.